Articulating Design Decisions

Zum Alltag eines Designers gehört es, mit Nicht-Designern über Designentwürfe zu sprechen und sie zu überzeugen. Das erweist sich oft als schwieriger als es sich zuerst anhört. Dabei ist es essentiell für den Erfolg eines Projektes, dass alle Entscheidungsträger (Stakeholder) mit ins Boot geholt werden.

Tom Greevers Buch „Articulating Design Decisions“ soll als Leitfaden dienen, wie Designer besser mit den Stakeholdern kommunizieren, ihre Designentscheidungen überzeugend präsentieren und letztendlich die Zustimmung der Stakeholder finden können. Der Autor erklärt anhand seiner Erfahrungen als Designer verschiedene Prinzipien, Taktiken und Methoden, wie man sein Design mit Erfolg präsentieren kann.

In dieser Zusammenfassung haben wir für dich die wichtigsten Punkte für eine gelungene Designvorstellung und Zusammenarbeit mit Nicht-Designern gesammelt.

Der Autor

Tom Greever, der Autor des Buches, ist UX- und Interface Designer und hilft Unternehmen und Organisatoren, bessere Websites und Apps zu gestalten. Er hat sowohl mit kleinen Startups, als auch mit großen Firmen aus vielen unterschiedlichen Branchen zusammengearbeitet. Er wird auch häufig gebucht, um ein Team zu trainieren oder bei einem Event einen Vortrag zu halten.
Zum momentanen Zeitpunkt (Januar 2019) arbeitet er als UX Director bei Bitovi, einem Beratungsunternehmen für Frontend-Design.

Tom Greever war 2018 als Redner auf der UX London und 2017 auf der push.conference in München zu Gast. „Articulating Design Decisions“ ist bisher sein einziges Buch, es erfreut sich jedoch großer Beliebtheit, selbst Tim O’Reilly hat es auf Twitter empfohlen.

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Die Vorbereitung

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Früher hat ein Designer oft im Hintergrund gearbeitet und war in erster Linie  dafür zuständig, etwas ästhetisch anspruchsvoll oder professionell aussehen zu lassen. Heute hat ein Designer andere Aufgaben. Viele Produkte werden heute beispielweise online gekauft. Die Art und Weise, wie man auf einer Website einkauft und welches Erlebnis man dabei hat, ist dabei in den Vordergrund getreten. Nicht nur ein toller Look, sondern gutes UX-Design wurde so zu einem Alleinstellungsmerkmal für Shop-Betreiber. Auch bei anderen Firmen steht UX-Design immer mehr im Fokus und erfährt wachsende Wertschätzung. Gleichzeitig mischen sich jedoch auch Nicht-Designer mit ihrer Meinung ein, weshalb sich Designer immer öfter in der Position wiederfinden, ihre Designentscheidungen gut artikuliert verteidigen zu müssen.

Nicht nur Stakeholder und Kollegen, sondern auch die Nutzer haben eine Meinung über die Arbeit von Designern. Die Designentscheidungen sind im Alltag der Nutzer direkt spürbar. Sie erwarten ein gutes Nutzungserlebnis und wenn dies nicht gegeben ist, sind sie auch bereit, ihre Meinung darüber öffentlich zu machen.

Als Designer müssen wir nun lernen, unsere Kommunikation mit den Leuten zu verbessern, die die Macht haben unsere Designvorschläge entweder anzunehmen oder abzulehnen: unsere Stakeholder. Das Wertvollste, was wir tun können, ist, unsere Beziehung zu ihnen zu stärken. Wir müssen Vertrauen und eine gute Reputation aufbauen. Folgende Schritte sind dafür notwendig:

• Nimm den Stakeholder als Menschen wahr:
  Stakeholder sind auch nur Menschen mit eigenen Problemen und Anliegen. Wir müssen einfühlsam sein und nicht alles persönlich nehmen.

• Sammle gemeinsame Erfahrungen:
  Damit ein gutes Gespräch entstehen kann, müssen Gemeinsamkeiten gefunden werden. Dies kann entweder auf professioneller Ebene geschehen, indem du z.B. über gemeinsam besuchte Konferenzen sprichst oder um Rat fragst, oder indem ihr gemeinsam zum Essen geht und Erfahrungen außerhalb der Arbeit sammelt.

• Entwickle Empathie:
  Empathie motiviert uns, zu helfen und zu verstehen. Indem wir das Projekt aus der Sicht des Stakeholders betrachten, entziehen wir uns einer defensiven Haltung bei unseren eigenen Aufgaben.

• Stelle Fragen:
  Durch Fragen fühlen sich Menschen im Gespräch wertgeschätzt und wohl, denn Menschen reden gerne über das, was ihnen wichtig ist. Indem du deine eigenen Interessen teilst, besteht auch eine größere Chance, dass die andere Person sie erwidert und ein gemeinsames Gesprächsthema entsteht.

• Identifiziere die Einflusspersonen:
  Es gibt drei Arten von Personen, die das Projekt beeinflussen können und somit wichtig zu verstehen sind: Das direkte Team ist dein wichtigster Verbündeter. Du bist den ganzen Tag von ihnen umgeben und kannst schnell Hilfe von ihnen erhalten. Die Führungskräfte treffen wir leider nicht so häufig an und wenn wir das tun, ist ihre Zeit oft kurz. Deshalb müssen wir hier besonders scharfsinnig sein, um die Kommunikation zu verbessern. Externe Personen treffen wir noch seltener an. Sie sind kein Teil unseres Tagesgeschäfts, jedoch können sie das Projekt entweder vorantreiben oder aufhalten. Diese Gruppe ist besonders schwer zu durchschauen.

• Baue gute Beziehungen:
  Beziehungen sind nur so gut, wie wir sie machen. Nimm nicht alles zu ernst und sei du selbst. Zeige anderen, dass du sie schätzt, indem du zum Beispiel nicht den Chat zur Klärung deiner Angelegenheit nutzt, sondern ein persönliches Gespräch suchst.

Für eine gute Kommunikation ist auch ein gutes Zuhören unerlässlich. Denn um gute Antworten zu geben, müssen wir gut zugehört haben. Dabei können uns zwei Techniken helfen: Das implizite und das explizite Zuhören.

Beim impliziten Zuhören hörst du zu, ohne zu unterbrechen, hörst auch alles, was nicht gesagt wurde, hörst das zugrundeliegende Problem heraus, das gelöst werden soll und machst eine Pause (ca. 3 Sekunden) bevor du antwortest.

Das explizite Zuhören umfasst den aktiven Part von Notizen machen, Fragen stellen und dem Wiederholen des Gesagten in eigenen Worten.

Das Meeting

Um seinen Designvorschlag genehmigt zu bekommen, hilft es, die kognitive Belastung der Stakeholder in Meetings und Gesprächen zu reduzieren. Kleine Details wie Platzhalter-Bilder, Fülltexte, gewählte Farben oder unsaubere Wireframes können die Teilnehmer des Meetings vom Besprechen der wesentlichen Inhalte ablenken. Deshalb empfiehlt es sich das Meeting so vorzubereiten, dass der Inhalt auf das Wesentliche reduziert ist und mögliche Ablenkungen aus dem Designentwurf entfernt werden.

Eine gute Idee ist es auch, die Teilnehmer vor dem Meeting möglichst so gut kennengelernt zu haben, dass du vorab abschätzen kann, was sie ablenken wird und was für Fragen sie stellen könnten.

• Was interessiert diese Stakeholder am meisten?

• Was sind ihre persönlichen Ziele für dieses Design?

• Was weiß ich, was sie wollen und was nicht?

Ein weiterer Tipp ist es zum Meeting nicht nur eine Designlösung mitzubringen. Sind Stakeholder nämlich nicht sofort überzeugt von dieser einen Lösung, fangen sie selbst an nach Alternativen zu suchen. Um dem vorzubeugen, bringst du am besten gut durchdachte Alternativen mit. So schaffst du eine gemeinsame Grundlage für Diskussionen und kannst an den Alternativen demonstrieren, warum du dich für den ersten Designvorschlag entschieden hast.

Die Antwort

Es bedarf einer gewissen mentalen Vorbereitung um Menschen mit Worten auf seine Seite zu bekommen. Zuerst musst du akzeptieren, dass du nicht die finale Kontrolle über das Projekt hast, da es Autoritäten über dir gibt. Es ist wichtig von dem Design loszulassen und Feedback anzunehmen.

Dein Ego solltest du, um ein effektives Gespräch zu führen, außen vor lassen. Von der eigenen Idee überzeugt zu sein und trotzdem zu wissen, dass sie nicht der einzige Weg ist; die Kunst ist es, diese Balance zu finden. Du solltest andere Vorschläge ernst nehmen und diese nicht aufgrund von Vorurteilen diskreditieren.

Sobald die Zeit im Meeting gekommen ist, auf Fragen zum Design-Entwurf zu antworten, solltest du strategisch vorgehen. Alles, was du antwortest, sollte auf das Ziel hinarbeiten, die Zustimmung der Stakeholder zu erhalten. Dazu solltest du auf die Antworten zu diesen Fragen eingehen:

• Welches Problem löst dein Designvorschlag?

• Wie wirkt sich das Design auf den Nutzer aus?

• Warum ist es besser als die Alternativen?

Eine weitere Strategie ist es als Anwalt des Nutzers aufzutreten und ihn mit seinen Entscheidungen zu vertreten. So schaffst du Empathie für den Nutzer bei den Stakeholdern und Entscheidungen werden einfacher nachvollziehbar.

Die visuelle Demonstration von Ideen ist mit eine der wichtigsten Strategien. Es ist also immer eine gute Idee, einen Prototyp zu erstellen und, falls du mehrere Ideen miteinander vergleichen willst, sie direkt nebeneinander visuell darzustellen.

Es kann vorkommen, dass Stakeholder im Meeting mit eigenen Lösungsvorschlägen den Plan durchkreuzen. Jedoch entstehen in der begrenzten Zeit meist keine guten Design Ideen weshalb du in diesem Fall einen Gegenvorschlag machen solltest, damit ihr nicht mit einer halbgaren Idee weiter verfahren müsst und du mehr Zeit hast, eine bessere Idee auszuarbeiten.

Sollte sich ein Stakeholder gar nicht von seiner Idee abbringen lassen, macht es Sinn zu erläutern, was vielleicht verloren gehen würde, aber eine elementare Funktion des Designs und ursprünglicher Wunsch des Stakeholders ist. Dabei solltest du ihm selbst die Wahl lassen, was ihm wichtiger ist. Da unsere Angst etwas zu verlieren aber größer ist, als das Versprechen etwas zu gewinnen, wird der Stakeholder wahrscheinlich selbst zu dem Schluss kommen, dass das vereinbarte Ziel Priorität hat.

Hast du jemanden im Raum, der mit deiner Idee übereinstimmt, kann das von großem Vorteil sein. Wenn du dir während des Meetings die Meinungen von anderer einholen möchtest, solltest du die Teilnehmer direkt ansprechen. Fragst du nämlich nur in die Gruppe, antworten meist nur wenige. Zudem solltest du die Fragen auch offen stellen, um neutral zu bleiben.

Es gibt vier gängige  Argumente, die den Stakeholder von deinem Design überzeugen können:

• Business: Betone, dass der Designvorschlag dem Unternehmen hilft, ein gewisses Ziel zu erreichen. z.B. erleichtert er einen primären Anwendungsfall oder „etabliert das Markenimage“.

• Design: Verwende Aussagen wie „es wurde ein gängiges Design Pattern verwendet“, „es lenkt die Aufmerksamkeit der Benutzers“ oder „es entsteht ein Flow für den Nutzer“.

• Forschung: Validierte Daten und die Ergebnisse von User Testings sind wohl die überzeugendste Rechtfertigung für unsere Entscheidungen. Verwendet werden können Formulierungen wie „die Ergebnisse sind durch Daten validiert“, „es hat sich im Usertest herausgestellt, dass…“ oder „diese Aussage wird auch von anderen Forschungen unterstützt“.

• Einschränkungen: Nicht immer können wir die Wünsche der Stakeholder eins-zu-eins umsetzen, weil wir durch unkontrollierbare Umstände eingeschränkt sind. Argumentieren können wir, dass „uns nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen“, wir durch nicht vorhandene Technologie eingeschränkt sind oder dass das Design dem aktuellen Standard entspricht.

Die Rezeptur für eine ideale Antwort sieht wie folgt aus:

1. 1. Als erstes musst du sicherstellen, dass alle das zu lösende Problem gleich interpretieren um Missverständnisse zu vermeiden.
   2. Nun musst du eine klare Verbindung zwischen dem Design (Lösungsansatz) und dem zu lösenden Problem herstellen.
   3. Als nächstes solltest du aus der Perspektive eines ausgewählten Nutzers das Problem beschreiben und wie das Design dieses Problem lösen könnte.
   4. Preise den Wert des Designs für das Unternehmen an, indem du den Stakeholdern erläuterst, wie die Designentscheidungen die Ziele des Unternehmens beeinflussen werden.
   5. Zum Schluss das Wichtigste: Eine klare Zustimmung für den Designentwurf muss eingeholt werden. Hier darfst du auch ruhig direkt fragen: „Sind Sie einverstanden?“.

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Die After-Party

Du solltest auch die Zeit nach dem Meeting nutzen, da es nun besonders einfach ist, die Teilnehmer in ein ungezwungenes Gespräch zu verwickeln. Das ist die perfekte Gelegenheit, um die ehrliche Meinung von Beteiligten bezüglich, ungeklärten Themen und der Team und Firmendynamik einzuholen und sich die Unterstützung für das nächste Meeting zu sichern.

Um alle Teilnehmer auf den gleichen Stand zu bringen, empfiehlt es sich die Nachbearbeitung des Meetings an alle weiterzuleiten.

Sie sollte beinhalten:

• Ein Dankeschön für die Teilnahme am Meeting

• Ein kurzer Rückblick auf das was besprochen wurde

• Die nächsten Schritte und die Aufteilung der Aufgaben

Dabei solltest du alle unnötigen Informationen herausfiltern.

Wenn ihr euch im Meeting auf keine Lösung einigen konntet, kannst du in diesem Dokument einfach

eine vorläufige Entscheidung treffen Auch wenn sich diese später als falsch oder unpassend herausstellt, ist das nicht schlimm, da so eine neue Diskussionsgrundlage im Team geschaffen werden konnte.

Wenn alles schief läuft

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Wenn gegen die eigene Überzeugung Änderungen am Design vorgenommen werden müssen, solltest du zuerst analysieren wie es dazu kommen konnte. Dann gibt es folgende Wege damit umzugehen:

• Oft müssen die Änderungen nicht exakt wie gewünscht umgesetzt werden. Vielleicht kannst du Änderungen nur subtil oder nur für eine bestimmte Nutzergruppe zugänglich zu machen.

• Behalte eine positive Einstellung. Einschränkungen sind oft das, was uns noch besser und kreativer werden lässt.

• Wäge bei jeder Änderung ab, ob diese wirklich einen Kampf gegen den Stakeholder wert ist.

• Die Beziehung basiert auf Vertrauen und nur wenn der Stakeholder vertrauen kann, bringt er auch Vertrauen entgegen. Indem du dieses Mal den Wünschen des Stakeholders nachgehst, wird er dir mit großer Wahrscheinlichkeit in Zukunft mehr Freiheit bei deinen Entscheidungen zuteilwerden lassen.

• Bedenke, dass auch du mit deinen Entscheidungen falsch liegen könntest. Analysiere die Situation und solltest du den Fehler bei dir erkennen, gib diesen direkt zu. So können alle schnell zu einer möglichen neuen Lösung übergehen.

Visionär designen

Als Designer haben wir die Macht andere durch unsere Arbeit zu inspirieren.

Aber wie schaffst du es, selbst im Alltagsgeschäft mit oft eintönigen Aufgaben ein visionärer und kreativer Designer zu bleiben oder werden?

Um unsere Kreativität zu fördern und inspiriert zu bleiben, müssen wir das allgegenwärtige UX Design um uns herum entdecken, neue Sachen ausprobieren und so viele Ideen wie möglich generieren.

Ausschlaggebend für ein visionäres Mindset ist das Verlassen der Arbeitsroutine.

Widme dich täglich ein paar Minuten deinem kreativen Denken. Verlasse auch den physischen Ort der Routine. Eine Möglichkeit ist auch, komplett den Arbeitsmodus zu verlassen und zum Beispiel für einen Spaziergang rauszugehen. Auch deine regulären Tools zum Designen können deinen kreativen Geist einschränken. Erweitere deinen Horizont, indem du  einfach mal ein ganz anderes Tool oder Material verwendest.

 

Der Designer: eine Betriebsanleitung für Nicht-Designer

Auch Nicht-Designer, wie zum Beispiel unsere Stakeholder, haben ein großes Interesse daran sich konstruktiv über Design unterhalten zu können.

Dieser Guide soll Leuten helfen, die direkt mit Designer zusammenarbeiten mit dem Ziel,  Missverständnisse und Misstrauen aus dem Weg zu räumen.

• Designer sind Problemlöser und können auch bei Problemen außerhalb ihres Fachbereichs helfen

• Fokussiere dich darauf was funktioniert und streiche „mögen“ aus deinem Vokabular.

• Der Designprozess ist komplex und es stecken viele gut durchdachte Schritte hinter einer Designentscheidung. Das sollte stets bedacht und mit Vertrauen belohnt werden.Zeige Interesse und stelle dem Designer viele Fragen. So lernst du ihn besser kennen und stärkst die Beziehung.

• Verstehe, dass du als Stakeholder nicht den Endnutzer repräsentierst und nicht die Zielgruppe des Designs bist.

• Lass den Designer seine Entscheidung erklären.

• Stelle dem Designer die nötigen Ressourcen zu Verfügung, damit er effektiv arbeiten kann. Dazu kann ein Zugang zu notwendigen Daten gehören oder ein ausreichendes Budget für Usability Tests.

• Sei auf das Feedback vorbereitet und halte eine Liste mit Fragen bereit.

• Frage, ob es Daten gibt, die die getroffene Entscheidung unterstützen.

• Gib keine Lösungen vor, sondern erkläre das Problem.

• Gib konstruktives Feedback und verfalle in keine Defensivhaltung.

• Autorisiere den Designer im Team auch selbst Entscheidungen zu treffen, ohne Absprache mit einer höheren Instanz.

• Vergiss nicht, dass Designer auch nur Menschen sind und verhalte dich ihnen gegenüber freundlich und hilfsbereit.

Da sich abgezeichnet hat, dass vor allem ein gutes User Experience Design zum Erfolg  eines Unternehmens beiträgt, sollten Firmen durch mehr Designer in der Führungsebene Design-Thinking verinnerlichen. Die Firmenvision sollte einen UX Standpunkt vertreten.